随着香港公司参与国内经贸往来的频繁,香港公司文件在内地使用的频率也越来越多。那么如何证明其真实性、需要办理香港公司董事会决议公证手续吗?
 
香港公司公证文件到国内使用, 使用公证格式有全套、半套和董事会决议三种,具体用哪类格式主要是取决于其用途及用证地方 (因有一些省市已规定了其公证格式),但原则上公证处已规定了凡是转变、改更等性质用途都必须以董事会决议格式去处理。
 
注:就以下地方, 如是成立或变更国内公司, 便需要按董事会决议办理的:
 
  • 1、浙江省绍兴市柯桥区;
  • 2、广东省深圳市(特别决议格式,新表格格式);
  • 3、广东省河源市;
  • 4、广东省梅州市;
  • 5、广东省东莞市(特别决议格式,新表格格式)。
 
香港公司董事会决议公证什么情况下需要办理?
 

香港公司董事会决议公证使用的一般场合

 
1、在中国大陆设立外资代表处、外资独资公司、中外合资公司,以及相关变更,如代表处延期、任命首代或代表、外资股权变更等。
 
根据国家工商总局2006年4月27日「关于外商投资的公司审批登记管理法律适用若干问题的执行意见」「工商外企200681号文」:第五条规定:申请外商投资的公司的审批和设立登记时向审批和登记机关提交的外国投资者的主体资格证明或身份证明应当经所在国家公证机关公证并经我国驻该国使(领)馆认证。香港、澳门和台湾地区投资者的主体资格证明或身份证明应当依法提供当地公证机构的公证文件。
 
2、在法院进行相关诉讼活动。
 
根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第十一条的规定,当事人提供的证据系域外形成的,必须履行相应的公证、认证手续。
 
3、申请商标、专利。
 
以海外公司名义申请商标、专利以及相关转让、复议,需要进行公证认证。
 

香港公司董事会决议公证办理流程

 
  • 香港公司的文件直接拿到国内是无法使用的,香港的文书送往中国内地使用,先经中国委托公证人公证,然后公证文书送往中国法律服务(香港) 有限公司加章转递。
 

香港公司董事会决议公证办理需提供文件

 
  • 香港公司注册证书;
  • 香港公司商业登记证;
  • 香港公司最新周年申报表或者法团成立表格;
  • 香港公司董事会记录(决议)。
 

香港公司董事会决议公证时间

 
  • 资料齐全,办理香港公司董事会决议公证时间是3-5天。
 

香港公司董事会决议公证是否需要面签?

 
  • 办理香港公司董事会决议公证需要董事在香港公证人面前签字,所以原则上需要董事过港面签。如董事确实不能到港,可跟律师说明具体原因,然后安排视频签署,通过视频见证董事签字。