香港公司董事会决议公证董事需赴港面签吗?

2019-08-27 19:47:00  来源:香港律师公证网  点击:

随着近些年中国经济的发展和国际身份的提升,中国内地与香港的贸易关系日益密切,香港近几年一直是中国内地五大贸易伙伴之一,香港公司参与国内经贸往来越来越多,香港公司董事会决议在内地使用的频率也随增加多。香港公司在大陆或海外进行投资活动,发生法律诉讼进行授权委托时,就必须办理香港公司董事会决议公证。那么如何证明其真实性,需要办理香港公司董事会决议公证手续吗?
 
香港公司董事会决议公证董事需赴港面签吗?
 

香港公司董事会决议公证的法律依据

 
1、《关于取消要求外国公文书认证的公约》(Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents,简称1961年《海牙取消认证公约》)。
 
2、2006年4月27日「关于外商投资的公司审批登记管理法律适用若干问题的执行意见」「工商外企200681号文」:第五条:申请外商投资的公司的审批和设立登记时向审批和登记机关提交的外国投资者的主体资格证明或身份证明应当经所在国家公证机关公证并经我国驻该国使(领)馆认证。香港、澳门和台湾地区投资者的主体资格证明或身份证明应当依法提供当地公证机构的公证文件。 
 
3、证据规则中有关域外证据公证认证的说明。
 
最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定中有关域外证据公证认证的说明如下:
 
第十一条  当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和国领域外形成的,该证据应当经所在国公证机关予以证明,并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证,或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
 
当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的,应当履行相关的证明手续。
 
第十二条  当事人向人民法院提供外文书证或者外文说明资料,应当附有中文译本。
 
4、商标评审规则中有关域外证据公证认证的说明。
 
国外公司在中国办理商标相关事务越来越多,涉及商标申请,复议等各个环节,在这其中涉及的域外证据必须办理公证认证手续。具体描述如下:
 
商标评审规第四十三条 当事人向商标评审委员会提供的证据系在中华人民共和国领域外形成,或者在香港、澳门、台湾地区形成,对方当事人对该证据的真实性存在怀疑并有相应证据支持的,或者商标评审委员会认为必要的,应当依照有关规定办理相应的公证认证手续。
 
5、商业特许经营备案管理办法中有关营业证明公证认证。
 
《商业特许经营管理条例》是加强对商业特许经营活动的管理,规范特许经营市场秩序而制定。其中对于直营店位于境外的,其证明文件公证认证如下要求:
 
(六)由设区的市级商务主管部门开具的符合《条例》第七条第二款规定的证明文件;直营店位于境外的,特许人应当提供直营店营业证明(含中文翻译件),并经当地公证机构公证和中国驻当地使领馆认证。
 

香港公司董事会决议公证使用的一般场合

 
1、在中国大陆设立外资代表处、外资独资公司、中外合资公司,以及相关变更,如代表处延期、任命首代或代表、外资股权变更等。
 
根据国家工商总局2006年4月27日「关于外商投资的公司审批登记管理法律适用若干问题的执行意见」「工商外企200681号文」:第五条规定:申请外商投资的公司的审批和设立登记时向审批和登记机关提交的外国投资者的主体资格证明或身份证明应当经所在国家公证机关公证并经我国驻该国使(领)馆认证。香港、澳门和台湾地区投资者的主体资格证明或身份证明应当依法提供当地公证机构的公证文件。
 
2、在法院进行相关诉讼活动。
 
根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第十一条的规定,当事人提供的证据系域外形成的,必须履行相应的公证、认证手续。
 
3、申请商标、专利。
 
以海外公司名义申请商标、专利,以及相关转让、复议,需要进行公证认证。
 

香港公司董事会决议公证办理流程

 
香港公司的文件直接拿到国内是无法使用的,香港的文书送往中国(内地)使用,先经中国委托公证人公证,然后公证文书必须经过中国法律服务(香港) 有限公司「审核、登记和加章转递」后才具有法律效力,受中国法律保护,才能送往中国内地使用。『最高人民法院』与『司法部』《关于涉港公证文书效力问题的通知》:未经审核加章转递程序的证明文书,不具有公证文书的证明效力和执行效力。
 
  • 1、中国委托公证人公证文件;
  • 2、公证好的文件送往中国法律服务(香港)有限公司加盖专用转递章。
 

香港公司董事会决议公证提供文件

 
  • 注册证书;
  • 商业登记证;
  • 最新周年申报表或法团成立表格;
  • 董事会决议。
 

香港公司董事会决议公证董事需赴港签署

 
  • 根据中国法律服务(香港)有限公司最新指引,自2012年7月5日起,对香港公司董事会决议公证时,即使董事超过2人,亦须至少一名董事亲自赴港,在中国委托公证人面签。
 
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